elektronische.au
Zeiterfassung mit elektronischer Krankmeldung für Arbeitnehmer
So richten Sie dakota.ag Schritt für Schritt ein
Unsere Zeiterfassungs-Software „Zeiterfassung.App“ kommuniziert über die Software „dakota.ag“ mit den gesetzlichen Krankenkassen zum Download der Kranktage.
Zeiterfassung kostenlos für Smartphones und Tablets
Was ist dakota.ag?
dakota ist eine Software für Windows-Computer, mit der unsere Zeiterfassung dank verschlüsselter Internet-Kommunikation Informationen zwischen dem Arbeitgeber und den gesetzlichen Krankenkassen austauschen können.
Wir nutzen dakota.ag in unserer Zeiterfassungs-Software „Zeiterfassung.App“ für die elektronischen AU (digitale Krankmeldung). Hierbei werden die vom Mitarbeiter oder Personalbüro in der Zeiterfassung gemeldeten Krankmeldungen online mit der Krankenkasse ausgetauscht und
Die Auflagen der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder, Daten mit personenbezogenem Inhalt auf dem Transportweg zu sichern, werden durch die Anwendung eines Sicherheitskonzeptes der gesetzlichen Krankenkassen erfüllt.
Krankmeldung via App
Mitarbeiter können sich über eine App für Smartphone, Tablet krank melden
Krankmeldung via Outlook
Termineinladung an eine interne Zeiterfassungs-EMail-Adresse senden
Zeiterfassung via App
Arbeitszeiten und Projektzeiten über bequem per Software buchen
Zeiterfassung via Terminal
Arbeitszeiten und Projektzeiten über Zeiterfassungsterminals buchen
Zeiterfassung.App – systemgeprüft
gemäß Vorgaben des Gesetzgebers
Damit eine Zeiterfassungs-Software Daten zwischen Arbeitgeber und Krankenkasse im eAU-Verfahren austauschen kann, ist eine offizielle Prüfung und Zertifizierung durch die ITSG erforderlich, die jährlich erfolgt.
Software-Hersteller durchlaufen hierbei ein Prüfverfahren gemäß eines Pflichtenhefts
Kriterium 1:
Voraussetzung für die Abfrage und Annahme von Daten des Verfahrens „Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten im Rahmen des Datenaustausches (eAU)“ ist, dass die für dieses Verfahren bestehenden Anforderungen umgesetzt sind.
Dabei sind insbesondere die Anforderungen folgender Dokumente/Vorgaben zu berücksichtigen:
- Gemeinsame Grundsätze „Systemuntersuchung“ nach § 22 DEÜV
- Grundsätze für die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten im Rahmen des Datenaustausches (eAU – § 109 Abs. 1 SGB IV i.V.m. § 125 Abs. 5 SGB IV)
- Verfahrensbeschreibung für die Erstattung der Meldung im Rahmen des Datenaustausches elektronische Arbeitsunfähigkeit (eAU) nach § 10 9 SGB IV i.V.m. § 125 SGB IV
- Gemeinsames Rundschreiben „Meldeverfahren zur Sozialversicherung“ hinsichtlich der formellen Prüfung der Inhalte der Eingabefelder
- weitere Rundschreiben sowie die Besprechungsergebnisse der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung
- die Anforderungen der jeweils aktuellen Kernprüfung sind umgesetzt
- die im Pflichtenheft zum Verfahren beschriebenen Kriterien sind umgesetzt
- die Ergebnisse der Testaufgaben sind fehlerfrei
- Gemeinsame Grundsätze für die Kommunikationsdaten nach § 28b Absatz 1 Satz 1 Nr. 4 SGB IV
- Gemeinsame Grundsätze Technik für die elektronische Datenübermittlung gemäß § 95 SGB IV
Kriterium 2:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass eine Abfrage von eAU-Daten nur erfolgt, wenn zuvor die folgenden „Stammdaten“ für den Abruf mit einem
systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm abgeglichen und ggf. übernommen wurden:
- Vorname der versicherten Person
- Name der versicherten Person
- Vorsatzwort des Namens
- Namenszusatz des Namens
- Namenstitel
- Versicherungsnummer der versicherten Person
- Geburtsname der versicherten Person
- Geburtsdatum der versicherten Person
- Geburtsort der versicherten Person
- Geschlecht der versicherten Person
- Staatsangehörigkeit der versicherten Person
- Eintrittsdatum und Austrittsdatum der versicherten Person
- Krankenkasse zum Tag des Eintrags in „AU_ab_AG“
Kriterium 1:
Für den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung durch den Arbeitgeber ist der Nachrichtentyp Anforderung_eAU_AG mit dem zugehörigen Header und Steuerungsdaten AGTOSV zu verwenden.
Kriterium 2:
Die Einhaltung der Vorgaben der Schemaprüfung ist maschinell sicherzustellen.
Kriterium 3:
Es ist sichergestellt, dass die Rückmeldungen der Krankenkassen mit dem Nachrichtentyp Rückmeldung_eAU_KK für die Rückmeldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten durch die Krankenkassen automatisiert angenommen und dem Anwender angezeigt werden.
Kriterium 4:
In den Abfragen des Arbeitgebers wird die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes als „Betriebsnummer des Verursachers“ (Betriebsnummer_Verursacher) verwendet.
Kriterium 5:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass eine mit der Rückmeldung der Krankenkasse zu den Arbeitsunfähigkeitszeiten elektronisch übermittelte Versicherungsnummer automatisiert übernommen wird.
Kriterium 1:
Es besteht die Möglichkeit, die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes (BBNR_Verursacher) des Arbeitgebers zu hinterlegen.
Kriterium 2:
Die Betriebsnummer wird im Modulo-10-Verfahren auf Plausibilität geprüft. Sie umfasst 8 Ziffern. Die ersten 3 Stellen müssen 001-099 oder
größer 110 sein. Bei falscher Prüfziffer wird die Eingabe der Betriebsnummer abgewiesen und ein Fehlerhinweis ausgegeben.
Kriterium 3:
Die Arbeitgeberbetriebsnummer darf grundsätzlich nicht identisch sein mit der Krankenkassen-Betriebsnummer bzw. der Betriebsnummer der
Datenannahmestelle. Ausnahmen können dann gelten, wenn der Anwender eine Krankenkasse oder eine Datenannahmestelle ist und für ihre Funktion
als Krankenkasse bzw. Datenannahmestelle keine von der Arbeitgeberbetriebsnummer abweichende Betriebsnummer besteht.
Kriterium 4:
Es besteht die Möglichkeit, die Betriebsnummer der Abrechnungsstelle z.B. Steuerberater (BBNR_Abrechnungsstelle) zu hinterlegen.
Kriterium 5:
Es besteht die Möglichkeit, die für den Datensatz in der Datenfeldgruppe „Ansprechpartner“ erforderlichen Elemente zu hinterlegen.
Kriterium 6:
Es besteht die Möglichkeit, den Tag vorzugeben, ab dem die Beschäftigten bei Arbeitsunfähigkeit betriebsüblich diese ärztlich feststellen und bescheinigen zu lassen haben. Der Defaultwert = 4 (gesetzliche Frist laut EFZG).
Kriterium 1:
Es besteht die Möglichkeit, ein betriebliches Ordnungskriterium (z. B. Personalnummer) des jeweiligen Arbeitnehmers zu hinterlegen.
Kriterium 2:
Es sind Felder für das Eintritts- und Austrittsdaten vorhanden.
Kriterium 3:
Es sind getrennte Felder für die Elemente der Datenfeldgruppe Steuerungsdatenfeldgruppe „Angaben zum Arbeitnehmer“ vorzuhalten.
Kriterium 4:
Es besteht die Möglichkeit, ein Geburtsdatum zu hinterlegen.
Kriterium 5:
Es besteht die Möglichkeit, das Geschlecht zu hinterlegen.
Kriterium 6:
Es besteht die Möglichkeit, eine Versicherungsnummer zu hinterlegen.
Kriterium 7:
Die Versicherungsnummer wird im Dialog auf eine zulässige Prüfziffer (Modulo-10) geprüft; eine unzulässige Prüfziffer verhindert die
Übernahme der Versicherungsnummer in den Personalstamm.
Kriterium 8:
Die Versicherungsnummer wird im Dialog auf zulässige Bereichsnummern geprüft; eine unzulässige Bereichsnummer verhindert die Übernahme der Versicherungsnummer in den Personalstamm.
Kriterium 9:
Das Geburtsdatum wird mit den Angaben aus der Versicherungsnummer abgeglichen und bei Unstimmigkeiten ein Hinweis ausgegeben.
Kriterium 10:
Es besteht die Möglichkeit, einen Geburtsnamen und Geburtsort zu hinterlegen.
Hinweis: Die Angabe ist nur zwingend bei nicht vorhandenen Versicherungsnummer.
Kriterium 11:
Es besteht die Möglichkeit, ein Kennzeichen zu setzen, dass ein Datensatz DSVV (Versicherungsnummernabfrage) mit „Kennzeichen Rückmeldung“ gleich „1“ oder „3“ und einem „DATUM-ERSTELLUNG“ größer/gleich dem Datum im Feld „AU-ab-AG“ beim Arbeitgeber vorliegt.
Kriterium 12:
Es besteht die Möglichkeit, die Art der Krankenversicherung (gesetzlich oder anderweitig) des jeweiligen Arbeitnehmers zu hinterlegen.
Kriterium 13:
Das Auswahlfeld zur Art der Krankenversicherung darf nicht vorbelegt sein.
Kriterium 14:
Die Art der Krankenversicherung darf systemseitig befüllt werden, wenn es aus einem Entgeltabrechnungsprogramm per Schnittstelle übertragen wird.
Kriterium 15:
Bei der Art der Krankenversicherung „gesetzlich krankenversichert“ ist zwingend die gesetzliche Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist, zu hinterlegen.
Hinweis: Die Liste der gültigen gesetzlichen Krankenkasse kann der Beitragssatzdatei der ITSG GmbH entnommen werden.
Kriterium 16:
Es besteht die Möglichkeit, den Tag vorzugeben, ab dem die beschäftigte Personen individuell arbeitsrechtlich bei Arbeitsunfähigkeit diese ärztlich feststellen und bescheinigen zu lassen hat. Dieser Eintrag übersteuert für diese Person die grundsätzliche Vorgabe im Firmenstamm.
Kriterium 1:
Die Felder für Eintritts- und Austrittsdaten sind historisiert zu führen.
Kriterium 2:
Die Art des Krankenversicherungsschutzes ist historisiert zu führen.
Kriterium 3:
Die Angabe der gesetzlichen Krankenkasse ist historisiert zu führen.
Kriterium 1:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass ein Abruf von eAU-Daten ausschließlich für gesetzlich Krankenversicherte und nur bei Vorliegen einer
- Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit Vertragsarzt / Vertragszahnarzt (§ 295 Abs. 1 Satz 1 SGB V)
- Arbeitsunfähigkeit wegen Arbeitsunfall und Berufskrankheiten (§ 201 Abs. 2 SGB VII)
- Arbeitsunfähigkeit bei stationärer Krankenhausbehandlung Krankenkasse (§ 301 Abs. 1 Satz 1 SGB V)
ausgelöst werden kann.
Bei Vorgabe eines anderen Abwesenheits-/Fehlgrundes durch den Anwender ist aufgrund fehlender gesetzlicher Grundlage ein Abruf
nicht zulässig.
Kriterium 2:
Die für den Abruf erforderlichen Daten…
- personenbezogenen Daten
- zuständige Krankenkasse
- erforderlichen Kommunikationsdaten
- Ordnungskriterien
… sind maschinell zu prüfen auf:
- Zulässigkeit
- Vollständigkeit
- Richtigkeit
Die als fehlerhaft erkannten Daten sind zu protokollieren.
Kriterium 3:
Ohne eine Kennzeichnung „Meldung der Arbeitsunfähigkeit durch den Arbeitnehmer nach § 5 Abs. 1 EntgFG erfolgt“ darf für das hinterlegte Beginn-Datum keine eAU angefordert werden.
Kriterium 4:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass eine Abfrage der eAU-Daten frühestens einen Tag nach dem im Firmen- bzw. Personalstamm hinterlegten Zeitraum für die Nachweispflicht ausgelöst werden kann.
Kriterium 5:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass eine erneute Anforderung für den gleichen Arbeitsunfähigkeitszeitraum (Inhalt im Feld „AU-ab-AG“ entspricht dem Inhalt im Feld „AU_ab_AG“ einer vorherigen Abfrage) frühestens 14 Kalendertage nach dem Erstelldatum der Rückmeldung der Krankenkasse mit Kennzeichen „4“ erfolgen darf.
Kriterium 6:
Sollte keine Rückmeldung der Krankenkasse vorliegen, ist systemseitig sichergestellt, dass eine erneute Anforderung für den gleichen Arbeitsunfähigkeitszeitraum (Inhalt im Feld „AU_ab_AG“ entspricht dem Inhalt im Feld „AU_ab_AG“ einer vorherigen Abfrage) frühestens 5 Tage nach dem erstmaligen Abruf erfolgt.
Kriterium 7:
Es ist sichergestellt, dass eine „Anforderung_eAU_AG“ storniert werden kann.
Kriterium 8:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass bei einer Stornierung die Datensatz-ID der zu stornierenden Meldung im Feld „DATENSATZ_ID_URSPRUNGSMELDUNG“ (DSID_UR) der Stornierungsmeldung eingetragen wird.
Kriterium 9:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass eine Stornierung einer Abfrage von eAU-Daten nur erfolgen darf, solange noch keine Rückmeldung der Krankenkasse zu dieser Abfrage vorliegt.
Kriterium 1:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass Abfragen des Arbeitgebers im DTA eAU über die für die Krankenkasse zuständige Datenannahme und
-weiterleitungsstelle an die Krankenkasse gerichtet werden. Die Zuständigkeit der jeweiligen Datenannahme und -weiterleitungsstelle ist der Beitragssatzdatei der ITSG GmbH zu entnehmen.
Kriterium 2:
Das betriebliche Ordnungskriterium des Arbeitnehmers kann systemseitig im Datensatz „Anforderung_eAU_AG“ in das Element „Aktenzeichen_Verursacher“ übernommen werden.
Kriterium 3:
Das Datumsfeld „AU_ab_AG“ ist bei einer Ersterkrankung systemseitig mit dem Beginn der jeweiligen Arbeitsunfähigkeit zu befüllen.
Kriterium 4:
Bei einer fortdauernden Arbeitsunfähigkeit im Anschluss an das Ende einer Krankmeldung (AU-Folgebescheinigung) ist das Datumfeld
„AU_ab_AG“ mit dem ersten Tag nach dem Ende der bisher vorliegenden bescheinigten Arbeitsunfähigkeit maschinell vorzugeben.
Kriterium 5:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass das Element „Betriebsnummer_Verursacher“ systemseitig mit der aktuellen Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes des Beschäftigten gefüllt wird.
Kriterium 6:
Eine Abfrage der eAU-Daten ohne Versicherungsnummer ist nur zulässig, wenn der Anwender das Kennzeichen gesetzt hat, dass Datensatz DSVV (Versicherungsnummernabfrage) mit „Kennzeichen Rückmeldung“ gleich „1“ oder „3“ und einem „DATUM-ERSTELLUNG“ größer/gleich dem Datum im Feld „AU_ab_AG“ beim Arbeitgeber vorliegt.
Kriterium 7:
Bei fehlender Versicherungsnummer sind zusätzlich zu den üblichen Personendaten der Geburtsname und der Geburtsort der beschäftigten Person zu übermitteln.
Kriterium 8:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass bei einer Stornierung die Datensatz-ID der zu stornierenden Meldung im Feld „DATENSATZ-IDURSPRUNGSMELDUNG DSID_UR“ (DSID_UR) der Stornierungsmeldung eingetragen wird.
Kriterium 9:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass nur Zeiten ab 01.10.2021 abgerufen werden dürfen.
Kriterium 10:
Es ist maschinell sichergestellt, dass die Inhalte des jeweiligen Datensatzes „Anforderung_eAU_AG“ elektronisch dokumentiert werden.
Kriterium 1:
xxxxx
Kriterium 2:
xxxxxx
Kriterium 3:
xxxxxx
Kriterium 4:
xxxxx
Kriterium 5:
xxxxx
Kriterium 6:
xxxxxx
Kriterium 7:
xxxxxx
Kriterium 8:
xxxxx
Kriterium 9:
xxxxxx
Kriterium 1:
Es ist maschinell sichergestellt, dass nur fehlerfrei aufgebaute Datensätze und Dateien erstellt werden.
Die Einhaltung der Vorgaben der entsprechenden Schemaprüfung hat spätestens vor der Datenübermittlung zu erfolgen.
Kriterium 2:
Eine ausschließliche „Feldprüfung“ bei der Erfassung ersetzt nicht die Datenprüfung vor der Datenerstellung- bzw. übermittlung.
Kriterium 3:
Es ist programmseitig sichergestellt, dass eine von einer Datenannahmestelle als fehlerhaft abgewiesene Meldung dazu führt, dass die Ursprungsmeldung entsprechend gekennzeichnet wird.
Die daraus resultierende Stammdatenänderung darf neben der „Neumeldung“ nicht zu einer Stornierung der Ursprungsmeldung führen.
Kriterium 4:
Es ist maschinell sichergestellt, dass bei Fehlerabweisung wegen Verwendung einer still- oder totgelegten Versicherungsnummer die
bisher im System hinterlegte Versicherungsnummer nicht mehr verwendet werden kann.
Der Anwender ist in geeigneter Weise auf die Eingabe einer neuen Versicherungsnummer hinzuweisen.
Die neu erfasste Versicherungsnummer ist in allen künftigen Meldungen zu verwenden.
Kriterium 1:
Jede übermittelte Datei ist mit einer laufenden Dateifolgenummer zu versehen.
Kriterium 2:
Die Dateifolgenummer wird automatisch verwaltet, kann jedoch durch den Anwender editiert werden.
Kriterium 3:
Die Dateifolgenummernvergabe muss in der Kombination Verfahren/Absender/Empfänger erfolgen.
Dies bedeutet, dass beim Wechsel der Betriebsnummer des Absenders die Dateifolgenummer wieder mit 000001 beginnen muss. Von einem
Wechsel des Empfängers ist immer dann auszugehen, wenn die Betriebsnummer der zuständigen Annahmestelle einer Krankenkasse
geändert wurde (vgl. Beitragssatzdatei).
Diese Sachverhalte müssen maschinell sichergestellt werden.
Kriterium 1:
Der Datensatz Anforderung_eAU_AG ist an die Krankenkasse zu richten, die zum Zeitpunkt des Datums zuständig ist, das im Element „AU_ab_AG“ angegebenen ist.
Kriterium 2:
Im Nachrichtentyp „Anforderung_eAU_AG“ ist als Empfänger (Steuerungsdaten – x s:element name=Empfaengernummer“) die
- Betriebsnummer der Krankenkasse, bei der die beschäftigte
Person versichert ist, anzugeben.
Kriterium 3:
Das Zeitwirtschaftssystem stellt die Dateien in einem für das jeweilige DFÜ-Programm erforderlichen Verzeichnis zur Verfügung.
Die Übertragungssoftware entspricht den technischen Anforderungen der GKV (siehe www.itsg.de).
Kriterium 4:
Es sind geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit vorgesehen.
Kriterium 5:
Bei der Datenübertragung ist maschinell sicherzustellen, dass für jede Datenannahmestelle eine separate Datei erstellt und an die zuständige
Annahmestelle übermittelt wird.
Kriterium 6:
Die Betriebsnummer im Auftragssatz darf nicht von der Betriebsnummer des Erstellers in den Nutzdaten (Header AGTOSV) abweichen.
Kriterium 7:
Bei Verwendung eines eigenen Verschlüsselungsprogramms wird empfohlen, dass Dateien aus dem Zeitwirtschaftssystem für den elektronischen Datenaustausch manuell neu verschlüsselt und versendet werden können
Kriterium 8:
Die Vorgaben der Gemeinsame Grundsätze Technik für die elektronische Datenübermittlung gemäß § 95 SGB IV werden beachtet.
Kriterium 1:
Der Datenaustausch mit den Krankenkassen (über die Datenannahmestellen) erfolgt unter Nutzung des GKVKommunikationsservers.
Das gilt sowohl für den Meldeweg vom Arbeitgeber zur Krankenkasse als auch für den (Rück-) Meldeweg von der Krankenkasse zum Arbeitgeber.
Kriterium 2:
Die Informationen über die Migration der einzelnen Fachverfahren auf den Kommunikationsserver finden Sie unter
https://gkv-ag.de/datenaustausch/gkv-kommunikationsserver/
Kriterium 1:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass auf eine Anforderung desArbeitgebers, eine oder mehrere „Rückmeldung_eAU_KK“-Datensätze, die durch die Krankenkasse übermittelt werden, angenommen, verarbeitet und unveränderbar gespeichert werden können.
Kriterium 2:
Es ist systemseitig sichergestellt, dass die Daten der Rückmeldung der Krankenkasse dem Anwender in geeigneter Weise dargestellt werden.
Kriterium 3:
Es ist ein entsprechender Hinweis an den Anwender zu geben, wenn die Krankenkasse zurückmeldet, dass sie nicht zuständig ist (Rückmeldung
1 = Unzuständige Krankenkasse im Element Kennzeichen_aktuelle_Arbeitsunfaehigkeit).
Kriterium 4:
Das von der Krankenkasse elektronisch mitgeteilte Beginn- und EndeDatum der jeweiligen Arbeitsunfähigkeit ist automatisiert in die
Anwendung zu übernehmen.
Kriterium 5:
Die von der Krankenkasse gelieferten Arbeitsunfähigkeitszeiten können zur Erstellung einer entsprechenden Fehlzeit verwendet werden.
Kriterium 5:
Im Falle der Stornierung einer „Rückmeldung_eAU_KK“ durch die Krankenkasse sind die ursprünglich gelieferten Daten maschinell zu
löschen / als ungültig (nicht mehr gültig) darzustellen.
Kriterium 1:
Es besteht die Möglichkeit, eine Testbetriebsnummer für systemuntersuchte Zeitwirtschaftssysteme über ein Formular im geschützten Bereich der Internetseite www.gkv-ag.de zu beantragen.
Kriterium 2:
Änderungen bei Stammdaten von Herstellern systemuntersuchter Programme sind per Email an „systemuntersuchung@itsg.de“ anzuzeigen.
Dabei ist zu beachten, dass die Benutzerkonten von Webportalen in eigener Regie verwaltet bzw. angepasst werden müssen.
Kriterium 3:
Änderungen im Emailverteiler der ITSG GmbH sind per Mail an „systemuntersuchung@itsg.de“ zu richten.
Kriterium 1:
Ein Anwenderhandbuch wird in schriftlicher Form und/oder als elektronischer Hilfetext geliefert.
Kriterium 2:
Verfahren, Inhalt und Umfang der Meldeerstellung sind dokumentiert.
Kriterium 3:
Das Anwenderhandbuch beinhaltet Verarbeitungsregelungen einschl. Kontrollen und Abstimmverfahren, Fehlerbehandlung, Sicherung der ordnungsgemäßen Programmanwendung, Organisation der manuellen Vor- und Nachbereitung.
Kriterium 1:
Die Teilnahme am Testverfahren „eVpT“ (elektronische Verarbeitung permanenter Testaufgaben) ist verpflichtend.
Die Ergebnisse der verarbeiteten Testfälle sind rechtzeitig von den Software-Entwicklern elektronisch an das „eVpT“ zu übermitteln.
Kriterium 2:
Informationen und Zugangsmaterialien stehen unter folgendem Link bereit:
https://gkv-ag.de/publikationen/evpt/
Kriterium 1:
Änderungen im Pflichtenheft mit Umsetzungsverpflichtung (Doppelparagraphen- oder Einfachparagraphenzeichen) müssen
programmtechnisch innerhalb von 3 Monaten nach Veröffentlichung der neuen Version des Pflichtenheftes umgesetzt sein.
Kriterium 1:
Die Programmpflege wird durch Versionsangaben dokumentiert. Änderungen des Verfahrens sind in der Dokumentation so zu vermerken,
dass die zeitliche Abgrenzung einzelner Verfahrensversionen ersichtlich ist.
Kriterium 2:
Der Software-Ersteller teilt der ITSG unverzüglich mit, wenn das Programm mit Auswirkung auf die Verarbeitungsergebnisse verändert, nicht mehr eingesetzt, durch andere Produkte ersetzt oder der Rechtsentwicklung programmtechnisch nicht angepasst wird.
Kriterium 3:
Von der ITSG GmbH wird für jedes systemuntersuchte Softwareprodukt eine Prod-/Mod-ID vergeben.
Kriterium 1:
Die Qualitätssicherung setzt sich zusammen aus
• Qualitätskontrolle und
• dem Qualitätsmanagement
Kriterium 2:
Die Qualitätskontrolle systemuntersuchter Programme erfolgt u. a. durch eine Verarbeitung ausgewählter Testfälle beim Software-Ersteller.
Kriterium 3:
Eine Qualitätskontrolle ist insbesondere erforderlich bei
- gesetzlichen Änderungen
- Erweiterung der Programme um zusätzliche Module
- Neuprogrammierung von sozialversicherungsrechtlichen Bestandteilen
- Änderung der Datenbasis
- mangelnder qualitativer Stabilität eines bereits systemuntersuchten Zeiterfassungssystems
Kriterium 4:
Die Ergebnisse werden anlassbezogen von der ITSG bewertet. Der Software-Ersteller wird über den erfolgreichen Abschluss der
Qualitätskontrolle schriftlich informiert und erhält für die geprüfte Programmversion eine neue Mod-ID.
Voraussetzungen für einen positiven Abschluss sind die Umsetzung der mit Doppel- oder Einfachparagraphenzeichen versehenen Kriterien des
Pflichtenheftes sowie die korrekte Verarbeitung der entsprechenden permanenten Testfälle.
Bei einem negativen Ergebnis hat der Software-Ersteller unverzüglich das Zeitwirtschaftssystem zu bereinigen oder seine Anwender darüber
zu informieren, dass mit diesem Programm nach Ablauf von drei Monaten eine Datenübertragung nicht mehr zulässig ist.
Kriterium 5:
Für die Qualitätskontrolle ist sichergestellt, dass die Prüfergebnisse (Verarbeitung von Testfällen/Umsetzung von neuen Kriterien im Pflichtenheft) anhand der aktuellen Programmversion nachvollzogen werden können.
Kriterium 1:
Das Qualitätsmanagement ist Bestandteil der Qualitätssicherung im Rahmen der Systemuntersuchung durch die ITSG.
Kriterium 2:
Der Ersteller von systemuntersuchten Zeitwirtschaftssystemen ist verpflichtet, die im Qualitätsmanagement aufgetretenen Fehler zeitnah zu kommentieren sowie die u. U. notwendigen Programmänderungen vorzunehmen.
Kriterium 1:
Das Qualitätsmanagement ist Bestandteil der Qualitätssicherung im Rahmen der Systemuntersuchung durch die ITSG.
Kriterium 2:
Die Inhalte der Systemberatungen richten sich grundsätzlich nach der jeweiligen aktuellen Fassung des „Pflichtenheftes“.
Kriterium 1:
Die Systemuntersuchung im Sinne von § 20 DEÜV i. V. mit § 95b SGB IV besteht aus der Systemprüfung, den Pilotprüfungen und einer ständigen Qualitätssicherung. Die Einzelheiten zur Durchführung der Systemprüfung regeln die Gemeinsamen Grundsätze nach § 22 DEÜV.
Als Anlass für eine Systemuntersuchung gelten
- die Neuentwicklung eines Zeitwirtschaftssystems,
- die funktionale Erweiterung eines Programmes,
- die Neuausrichtung zur komponentenorientierten Software
- die Änderung der rechtlichen Grundlagen im Beitrags- und Melderecht.
Kriterium 2:
Für den positiven Abschluss der Systemuntersuchung ist Voraussetzung, dass alle Pflicht-Kriterien (Paragraphen, Doppel-Paragraphen) des Grundmoduls im Pflichtenheft für Zeitwirtschaftssysteme erfüllt sind.
Kriterium 1:
Der Software-Ersteller erhält vom GKV-Spitzenverband einen Bescheid über den erfolgreichen Abschluss der Systemuntersuchung. Die ITSG vergibt zusätzlich das GKV-Zertifikat „systemuntersucht“.
Kriterium 2:
Über den erfolgreichen Abschluss der Qualitätskontrolle erhält der Software-Ersteller von der ITSG eine Prüfmitteilung sowie für die geprüfte Programmversion eine Mod-ID.
Kriterium 3:
Die Mod-ID ist an die Programmversion gebunden. Eine neue Programmversion muss daher der ITSG unverzüglich angezeigt werden.
Diese vergibt daraufhin eine neue Mod-ID. Über diesen Link kann die neue Programmversion der ITSG angezeigt werden:
https://gkv-ag.de/formulare/formular-unterjaehrige-versionserhoehung/
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