Kostenlose Stundenzettel-Vorlagen
Laden Sie fertige Vorlagen für den Arbeitszeitnachweis als Excel, PDF oder Word herunter – oder erfassen Sie die Zeiten gleich digital und sparen sich das Abtippen. Beides ist kostenlos.
- Wochen- und Monatsvorlagen für jede Betriebsgröße
- Beginn, Ende, Pausen und Summe übersichtlich erfasst
- Hilft bei der Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG)
- Kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar
In jedem Format — passend zu Ihrem Ablauf
Wählen Sie das Format, das zu Ihrem Betrieb passt. Die Vorlagen enthalten Felder für Beginn, Ende, Pause und die automatische Summe der Arbeitszeit.
Excel-Vorlage
Summen werden automatisch berechnet — ideal zum direkten Ausfüllen am Rechner.
Vorlage herunterladenPDF-Vorlage
Sauber zum Ausdrucken und handschriftlichen Eintragen — für Wand, Klemmbrett oder Mappe.
Vorlage herunterladenWord-Vorlage
Frei anpassbar an Firmenlogo, Felder und Layout Ihres Betriebs.
Vorlage herunterladenArbeitszeit dokumentieren — sauber und nachvollziehbar
Ein Stundenzettel hält fest, wann gearbeitet wurde: Beginn, Ende und Pausen je Tag, dazu die Summe der geleisteten Stunden. Das schafft Transparenz für Arbeitgeber und Beschäftigte und ist die Grundlage für eine korrekte Lohnabrechnung.
Rechtlich relevant ist vor allem das Mindestlohngesetz (MiLoG): In den dort genannten Branchen müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet und für zwei Jahre aufbewahrt werden. Auch die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – vom EuGH 2019 bestätigt und vom Bundesarbeitsgericht 2022 für Deutschland konkretisiert – macht eine verlässliche Dokumentation zur Pflicht. Die Vorlagen helfen, diese Nachweise ordentlich zu führen.
Hinweis: Rechtsangaben dienen der Orientierung und ersetzen keine rechtliche Beratung.
Vom Papier-Zettel zur digitalen Erfassung
Vorlagen sind ein guter Start — noch komfortabler ist die digitale Zeiterfassung. Mitarbeitende stempeln per App, Browser, Terminal oder Telefon, Pausen und Summen rechnet die Software automatisch, und Auswertungen stehen jederzeit bereit. Das spart Abtippen, vermeidet Fehler und ist revisionssicher.
- Kommen/Gehen-Automatik & automatische Pausenberechnung
- Keine Rechenfehler, keine vergessenen Zettel
- Auswertungen und Stundenkonten in Echtzeit
- DATEV-fertiger Export für die Lohnabrechnung
Rund um den Stundenzettel
Welche Felder gehören auf einen Stundenzettel?
Üblich sind Name der oder des Beschäftigten, Datum, Beginn und Ende der Arbeit, die Dauer der Pausen sowie die daraus berechnete Arbeitszeit pro Tag. Am Ende der Woche oder des Monats wird die Gesamtsumme gebildet. Praktisch sind zusätzliche Spalten für Projekt, Tätigkeit oder Bemerkungen.
Ist ein Stundenzettel Pflicht?
In den vom Mindestlohngesetz erfassten Branchen müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Durch die Rechtsprechung von EuGH und Bundesarbeitsgericht ist die systematische Arbeitszeiterfassung darüber hinaus allgemein geboten. Ein Stundenzettel ist eine einfache Möglichkeit, dieser Pflicht nachzukommen.
Excel, PDF oder Word — welches Format ist das richtige?
Die Excel-Vorlage rechnet Summen automatisch und eignet sich zum Ausfüllen am Rechner. Die PDF-Vorlage ist ideal zum Ausdrucken und handschriftlichen Eintragen. Die Word-Vorlage lässt sich frei an Logo und Felder Ihres Betriebs anpassen.
Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?
Nach dem Mindestlohngesetz sind die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Je nach steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben können längere Fristen gelten. Im Zweifel empfiehlt sich eine längere, geordnete Archivierung.
Lohnt sich der Umstieg auf digitale Zeiterfassung?
Sobald regelmäßig mehrere Personen Zeiten erfassen, spart die digitale Erfassung viel Aufwand: keine Rechenfehler, keine verlorenen Zettel, Auswertungen auf Knopfdruck und ein DATEV-fertiger Export für die Lohnabrechnung. Den Einstieg können Sie kostenlos und ohne Anmeldung testen.