Befristung (befristeter Arbeitsvertrag) – einfach erklärt

Die Befristung (befristeter Arbeitsvertrag) bezeichnet ein Arbeitsverhältnis, das nicht auf unbestimmte Zeit angelegt ist, sondern zu einem im Voraus festgelegten Zeitpunkt oder mit dem Eintritt eines bestimmten Ereignisses endet. Anders als beim unbefristeten Vertrag bedarf es zur Beendigung keiner Kündigung; das Arbeitsverhältnis läuft mit Erreichen des vereinbarten Endes automatisch aus. Man unterscheidet die kalendermäßige Befristung, bei der ein konkretes Datum oder eine bestimmte Laufzeit festgelegt ist, von der Zweckbefristung, bei der die Beschäftigung an die Erfüllung einer bestimmten Aufgabe oder den Eintritt eines Ereignisses geknüpft wird.

Einzuordnen ist die Befristung als gängiges Instrument der Personalplanung, mit dem Arbeitgeber auf vorübergehenden Personalbedarf reagieren oder eine Beschäftigung zunächst auf Probe ausrichten können. Für Beschäftigte bedeutet ein befristeter Arbeitsvertrag einerseits einen Einstieg in ein Unternehmen, andererseits eine geringere Planungssicherheit, weil das Ende von vornherein feststeht. Die Befristung steht damit im Spannungsfeld zwischen der Flexibilität des Arbeitgebers und dem Schutzinteresse der Beschäftigten, weshalb der Gesetzgeber sie an bestimmte Voraussetzungen knüpft.

Den rechtlichen Rahmen bildet in Deutschland das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG), insbesondere § 14. Es unterscheidet zwischen Befristungen mit und ohne sachlichen Grund. Eine Befristung ohne Sachgrund ist bei einer Neueinstellung grundsätzlich bis zu einer Höchstdauer von zwei Jahren möglich; innerhalb dieses Zeitraums darf der Vertrag höchstens dreimal verlängert werden. Eine sachgrundlose Befristung ist in der Regel ausgeschlossen, wenn zuvor bereits ein Arbeitsverhältnis mit demselben Arbeitgeber bestanden hat. Für neu gegründete Unternehmen und für ältere Beschäftigte gelten besondere, längere Fristen.

Eine Befristung mit Sachgrund setzt dagegen einen konkreten Anlass voraus, etwa einen nur vorübergehenden Arbeitsbedarf, die Vertretung abwesender Beschäftigter, die Eigenart der Tätigkeit oder eine Erprobung. Liegt ein solcher Sachgrund vor, ist die Befristung nicht an die starren Höchstgrenzen der sachgrundlosen Befristung gebunden. In jedem Fall muss die Befristungsabrede schriftlich vereinbart werden; fehlt die Schriftform, gilt der Vertrag als unbefristet. Werden mehrere befristete Verträge aneinandergereiht (Kettenbefristung), kann bei sehr langer Dauer und vielen Verlängerungen ein Rechtsmissbrauch in Betracht kommen.

Praktische Bedeutung gewinnt die Befristung vor allem dort, wo Arbeitsspitzen, Projektphasen oder Vertretungsfälle abgedeckt werden müssen. Ein typisches Beispiel ist die Elternzeitvertretung: Fällt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter für eine absehbare Zeit aus, kann eine Ersatzkraft mit einem zweckbefristeten Arbeitsvertrag eingestellt werden, der mit der Rückkehr der vertretenen Person endet. Ähnlich verhält es sich bei saisonalem Mehrbedarf oder bei zeitlich begrenzten Projekten. Wer eine Befristung nutzt, sollte den Anlass und das vereinbarte Ende sauber dokumentieren, da im Streitfall die Wirksamkeit der Befristung darauf gestützt wird. Hält eine Befristung der rechtlichen Prüfung nicht stand, gilt das Arbeitsverhältnis als auf unbestimmte Zeit geschlossen; Beschäftigte können die Unwirksamkeit innerhalb von drei Wochen nach dem vereinbarten Vertragsende gerichtlich geltend machen.

Auch im DACH-Raum gilt die Befristung als anerkanntes, aber regulierungsbedürftiges Instrument, wobei die Ausgestaltung je nach Land unterschiedlich ist. In Österreich spricht man von befristeten Dienstverhältnissen; Kettenbefristungen sind dort nur mit sachlicher Rechtfertigung zulässig. In der Schweiz richtet sich der befristete Arbeitsvertrag nach dem Obligationenrecht (OR), wobei aneinandergereihte Kettenverträge als Umgehung der Schutzvorschriften unzulässig sind. Die deutschen Vorgaben des TzBfG lassen sich daher nicht unbesehen auf Österreich oder die Schweiz übertragen; maßgeblich ist stets die jeweils national geltende Rechtslage.

Für die betriebliche Praxis stellt sich häufig die Frage, ob ein befristeter Arbeitsvertrag vorzeitig gekündigt werden kann. Grundsätzlich endet die Befristung durch Zeitablauf, ohne dass es einer Kündigung bedarf; eine ordentliche Kündigung vor dem vereinbarten Ende ist in der Regel nur möglich, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde. Eine weitere wiederkehrende Frage betrifft die Verlängerung: Soll ein befristeter Vertrag fortgesetzt werden, muss die Verlängerung vor Ablauf der bisherigen Frist und in Schriftform vereinbart werden, weil eine nachträgliche oder formlose Abrede die Befristung gefährden kann. Schließlich wird oft gefragt, ob befristet Beschäftigte schlechter gestellt werden dürfen. Das ist nicht der Fall: Sie haben grundsätzlich dieselben Rechte und Pflichten wie unbefristet Beschäftigte, insbesondere beim Entgelt, beim Urlaub und bei der Arbeitszeit, soweit nicht ein sachlicher Grund eine unterschiedliche Behandlung rechtfertigt.

Für die Zeiterfassung ist die Befristung in mehrfacher Hinsicht relevant. Auch für befristet Beschäftigte gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in vollem Umfang, sodass ihre Arbeits- und Pausenzeiten genauso vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren sind wie die unbefristeter Kolleginnen und Kollegen. Das vereinbarte Befristungsende sollte im Personal- und Zeiterfassungssystem klar hinterlegt sein, damit der Zugang rechtzeitig deaktiviert, Resturlaub und Zeitsalden korrekt abgerechnet und Verlängerungen vor Fristablauf angestoßen werden können. Eine saubere digitale Erfassung schafft so die Datengrundlage, um die mit der Befristung (befristeter Arbeitsvertrag) verbundenen Termine und Pflichten zuverlässig im Blick zu behalten.