Biometrische Zeiterfassung – einfach erklärt

Unter biometrischer Zeiterfassung versteht man die Identifikation oder Verifikation von Beschäftigten beim Buchen von Arbeitszeiten anhand körperlicher Merkmale. Statt eines Ausweises, einer Karte oder eines PIN-Codes dient ein einzigartiges biometrisches Merkmal als Nachweis der Identität. Verbreitet sind insbesondere die Fingerabdruck- und die Gesichtserkennung, seltener kommen Handvenen- oder Iriserkennung zum Einsatz. Aus dem erfassten Merkmal wird ein digitaler Datensatz, ein sogenanntes Template, gebildet, der bei jeder Buchung mit der zuvor hinterlegten Vorlage abgeglichen wird. Stimmen erfasstes Merkmal und Template überein, wird die Buchung dem jeweiligen Beschäftigten zugeordnet.

Einordnen lässt sich die biometrische Zeiterfassung als technisch anspruchsvolle, zugleich aber datenschutzrechtlich heikle Variante der Arbeitszeiterfassung. Ihr praktischer Vorteil liegt darin, dass das Merkmal untrennbar mit der Person verbunden ist und nicht verliehen, vergessen oder weitergegeben werden kann. Dadurch lässt sich vermeiden, dass eine Person für eine andere bucht, das sogenannte Buddy-Punching. Diesem Vorteil steht jedoch ein erheblicher Eingriff in die Persönlichkeitsrechte gegenüber, weil körperliche Merkmale dauerhaft und unveränderlich sind: Ein kompromittierter Fingerabdruck kann, anders als ein Passwort, nicht einfach zurückgesetzt oder neu vergeben werden.

Der fachliche und rechtliche Rahmen ist deshalb besonders streng. Biometrische Merkmale gelten als besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Nach der Datenschutz-Grundverordnung ist die Verarbeitung solcher Daten grundsätzlich untersagt und nur dann zulässig, wenn eine ausdrückliche Ausnahme greift. In der betrieblichen Praxis kommt vor allem die ausdrückliche und freiwillige Einwilligung der betroffenen Person in Betracht. Damit eine Einwilligung wirksam ist, müssen Beschäftigte eine echte Wahlmöglichkeit haben. Der Arbeitgeber muss daher ein gleichwertiges alternatives Erfassungsverfahren anbieten, sodass niemand zur Abgabe biometrischer Daten gezwungen wird. Gerichte haben mehrfach betont, dass eine biometrische Erfassung für die bloße Dokumentation der Arbeitszeit in der Regel nicht erforderlich ist, weil andere Verfahren bereits ausreichen.

Für die praktische Bedeutung heißt das: Wer ein biometrisches System einführen möchte, muss zusätzliche Anforderungen erfüllen. Dazu zählen typischerweise eine Datenschutz-Folgenabschätzung, angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen sowie eine sorgfältige Dokumentation der gesamten Verarbeitung. Ein anschauliches Beispiel ist eine Produktionsstätte, die am Werkstor Fingerabdruckscanner einsetzen will: Hier müsste das Unternehmen begründen, warum Karten oder PIN nicht genügen, parallel ein nicht-biometrisches Verfahren bereitstellen und die Einwilligung jedes einzelnen Beschäftigten einholen und nachvollziehbar dokumentieren. In vielen Fällen zeigt diese Prüfung, dass der Aufwand und das Risiko in keinem angemessenen Verhältnis zum erhofften Nutzen stehen.

Der konkrete Bezug zur Zeiterfassung ist damit doppelt: Einerseits verspricht die biometrische Zeiterfassung manipulationssichere und komfortable Buchungen ohne vergessene Ausweise. Andererseits ist genau für den Zweck der reinen Arbeitszeitdokumentation der Eingriff selten zu rechtfertigen, weil moderne Systeme dasselbe Ziel mit Chipkarte, Transponder, PIN, App- oder Browser-Buchung erreichen. Eine datenschutzfreundliche Zeiterfassung setzt deshalb in der Regel auf solche Verfahren und behandelt die biometrische Variante als Sonderfall, der nur nach gründlicher Erforderlichkeitsprüfung und mit zusätzlichen Schutzvorkehrungen in Betracht kommt.

Im DACH-Raum bestehen Unterschiede, die nicht unbesehen übertragen werden sollten. In Deutschland gilt der oben beschriebene Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung mit dem Schwerpunkt auf Erforderlichkeit und freiwilliger Einwilligung. In Österreich dürfen biometrische Daten ebenfalls nur mit Zustimmung beziehungsweise auf Grundlage einer Betriebsvereinbarung verarbeitet werden, wobei auch hier die Datenschutz-Grundverordnung maßgeblich ist. In der Schweiz richtet sich die biometrische Erfassung nach dem Datenschutzgesetz; gefordert sind insbesondere die Verhältnismäßigkeit der Bearbeitung und eine Einwilligung der betroffenen Person.

Eine häufige Frage lautet, ob ein Arbeitgeber die biometrische Zeiterfassung einfach anordnen darf. Das ist in der Regel nicht der Fall, weil die Verarbeitung besonders schützenswerter Daten eine tragfähige Rechtsgrundlage benötigt und Beschäftigte nicht zur Abgabe biometrischer Merkmale gezwungen werden dürfen; es muss stets eine gleichwertige Alternative geben.

Ebenso wird gefragt, ob ein Fingerabdruck oder ein Gesichtsbild im System gespeichert wird. Üblicherweise wird nicht das Bild selbst, sondern ein daraus berechnetes Template gespeichert, aus dem sich das Originalmerkmal nicht ohne Weiteres rekonstruieren lassen soll. Gleichwohl bleibt es ein biometrisches und damit besonders sensibles Datum, das entsprechend zu schützen ist.

Schließlich stellt sich die Frage, ob sich der Einsatz biometrischer Zeiterfassung lohnt. Für die meisten Betriebe überwiegen bei der reinen Arbeitszeiterfassung die rechtlichen Pflichten und Risiken den praktischen Nutzen, sodass datenschutzfreundliche, nicht-biometrische Verfahren die naheliegende Wahl sind. Die biometrische Zeiterfassung bleibt damit ein begründungsbedürftiger Sonderfall, der eine sorgfältige Abwägung im Einzelfall verlangt. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.