Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – einfach erklärt

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bezeichnet ein digitales Verfahren, bei dem die Daten einer ärztlichen Krankschreibung nicht mehr in Papierform weitergereicht, sondern elektronisch zwischen Arztpraxis, Krankenkasse und Arbeitgeber ausgetauscht werden. An die Stelle des früher üblichen gelben Scheins, den Beschäftigte selbst beim Betrieb einreichen mussten, tritt ein strukturierter Datensatz, den der Arbeitgeber bei der zuständigen Krankenkasse abruft. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) löst die papierne Krankschreibung damit schrittweise ab und vereinfacht den Informationsfluss für gesetzlich Versicherte.

Einzuordnen ist die eAU im größeren Kontext der Digitalisierung im Gesundheits- und Meldewesen. Sie ist Teil einer Reihe von Maßnahmen, die manuelle Papierprozesse durch automatisierten Datenaustausch ersetzen sollen. Für Betriebe verschiebt sich dadurch die Rolle: Sie warten nicht mehr passiv auf einen vom Beschäftigten überreichten Beleg, sondern fragen den Nachweis aktiv bei der Krankenkasse ab. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist somit kein eigenständiges Dokument mehr im klassischen Sinn, sondern ein abrufbarer Datensatz im System der gesetzlichen Krankenversicherung.

Der rechtliche und fachliche Rahmen wurde in Deutschland mit dem Terminservice- und Versorgungsgesetz aus dem Jahr 2019 geschaffen. Die Einführung erfolgte gestuft: Zunächst übermittelten Arztpraxen die Daten elektronisch an die Krankenkassen, später konnten Betriebe die Bescheinigungen elektronisch bei den Kassen abrufen. Verzögerungen ergaben sich vor allem aus dem Aufbau der technischen Infrastruktur, etwa der Ausstattung der Praxen mit elektronischen Heilberufsausweisen. Für die Abwicklung gelten technische Standards der gesetzlichen Krankenversicherung, die einen einheitlichen und maschinell verarbeitbaren Austausch sicherstellen sollen.

Im praktischen Ablauf erfasst die Praxis die Arbeitsunfähigkeit und meldet sie der Krankenkasse. Der Betrieb ruft die Daten anschließend bei der zuständigen Kasse ab, üblicherweise einige Tage nach Beginn der Erkrankung. Ein typisches Beispiel: Meldet sich eine Mitarbeiterin am Montag krank und sucht eine Arztpraxis auf, übermittelt diese die Bescheinigung elektronisch an die Krankenkasse; die Personalabteilung des Betriebs kann den bestätigten Zeitraum dann wenige Tage später abrufen, ohne dass die Mitarbeiterin einen Papierschein vorlegen muss. Wichtig bleibt dabei: Die Anzeigepflicht des Beschäftigten, die Erkrankung unverzüglich zu melden, bleibt davon unberührt; der elektronische Abruf betrifft ausschließlich den Nachweis, nicht die Pflicht zur rechtzeitigen Information.

Das Verfahren gilt für gesetzlich Versicherte. Privat Versicherte sind nicht in den elektronischen Datenaustausch der gesetzlichen Krankenversicherung eingebunden; sie reichen ihre Bescheinigung weiterhin auf anderem Weg ein, etwa durch Übermittlung des Attests an den Betrieb. Betriebe müssen ihre Prozesse daher so gestalten, dass beide Wege parallel funktionieren: der automatisierte Abruf für gesetzlich Versicherte und die manuelle Erfassung für privat Versicherte. Verspätungen beim Eingang der Daten bei der Kasse sollen Versicherten beim Krankengeldbezug keine Nachteile bringen.

Für die Arbeitszeiterfassung hat die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) eine unmittelbare Bedeutung. Der abgerufene Nachweis lässt sich automatisiert in die Personal- und Abwesenheitsverwaltung übernehmen, sodass krankheitsbedingte Fehlzeiten korrekt im Kalendarium hinterlegt werden. Das reduziert manuelle Nacherfassung, vermeidet Übertragungsfehler und sorgt dafür, dass Soll- und Ist-Arbeitszeiten konsistent geführt werden. Eine saubere Abbildung der eAU in der Zeiterfassung ist außerdem maßgeblich für die korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung, für die Entgeltfortzahlung und für aussagekräftige Auswertungen zu Abwesenheiten.

Eine häufig gestellte Frage lautet, ob Beschäftigte trotz eAU noch eine Krankmeldung abgeben müssen. Die Antwort: Ja, die Pflicht, dem Betrieb die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich anzuzeigen, besteht weiterhin. Lediglich der Nachweis wird elektronisch über die Krankenkasse bereitgestellt, statt in Papierform übergeben zu werden. Beschäftigte sollten ihren Betrieb also weiterhin am ersten Tag informieren.

Eine zweite typische Frage ist, was bei privat Versicherten gilt. Da sie nicht am elektronischen Verfahren der gesetzlichen Krankenversicherung teilnehmen, müssen sie ihre Bescheinigung weiterhin selbst einreichen, etwa als Dokument oder Foto, das der Betrieb dann manuell in die Abwesenheitsverwaltung übernimmt. Eine dritte Frage betrifft die DACH-Region: In Österreich erfolgt die Krankmeldung elektronisch über das ELDA- beziehungsweise ÖGK-Meldewesen, während die Schweiz kein eAU-Verfahren kennt und dort das Arztzeugnis weiterhin in Papier- oder digitaler Form vorgelegt wird. Spezifika der einzelnen Länder lassen sich daher nicht unbesehen aufeinander übertragen.